仕事が速くこなせるようになりたい！
仕事を速くこなすためのコツってあるの？
こういった疑問にお答えします。
仕事が速い人ってカッコイイですよね。
仕事が速いと周りから尊敬されますし、自分の時間もしっかり確保することができたりとメリットだらけです。
でも「仕事が速くなるにはどうしたらいいんだろう？」と悩む方も多いですよね。
仕事は速いのはその人の能力なのでしょうか？それとも何かノウハウがあるのでしょうか？
結論から言うと
仕事を速くするにはその人の能力は関係ありません！
安心しましたか？
この記事で紹介することを実践するだけで明日からの仕事が速くなるかもしれません。
仕事を速くこなして優れたビジネスパーソンになりましょう。
Contents
・仕事が速い人の特徴
仕事が速い人ってどんな人だと思いますか？
頭がいい人？デスクが綺麗な人？それともタイピングが速い人？
もちろん頭がよくて要領がいい人は仕事が速いかもしれません。
しかし、頭がいいことは十分条件であって必要条件ではありません。
それでは仕事が速い人の特徴について解説していきます。
ズバリ仕事が速い人の特徴はスケジューリングがしっかりしている人です。
「スケジューリングって何？」
スケジューリングとは、いわば仕事の段取りのことですね。
自分がやらなければならないことを的確に把握し、処理する順番を見極め、それを実践することです。
仕事が速い人はスケジューリングがしっかりできています。
それぞれの仕事の納期はいつか？この仕事の優先順位はどれくらいか？この仕事で求められているクオリティはどれくらいか？
これらを意識して実践する人はほぼ例外なく仕事が速いですね。
「でもスケジューリングってどうやればいいの？」
それでは仕事を速く進めるためのスケジューリングのコツについて解説していきます。
・仕事を速くこなすためのスケジューリングのコツ
スケジューリングは前項で挙げた①納期の確認、②優先順位の確認、③クオリティの確認の3つを意識するとできるようになります。
それぞれ深掘りしていきます。
①納期の確認
自分の仕事の納期を把握していますか？
「来週いっぱいだったかな？」「特に言われてないからまだいいや・・・」
と思ったそこのあなた！マズイですよ。
自分の仕事の納期はしっかりと確認しましょう。
納期の確認の仕方は様々ですが、大きく次の3つが重要です。
✅上司に確認する。
✅クライアントに確認する。
✅会社の方針を確認する。
✅上司に確認する。
自分が経営者じゃない限り、上司はいますよね。
上司は部下の仕事の管理・マネージメントをするのが仕事ですから、部下に任せている仕事の納期を把握しているはずです。
ですからまずは直属の上司に納期を確認しましょう。
上司の納期を確認して納期がわかったら、メモをとるなり、ToDOリストに入れたりして納期を管理しましょう。
しかし上司もそのまた上司から任された仕事については納期を把握できていないかもしれません。
「僕もわからないんだよねー」
と言われてしまったらどうすればいいでしょうか。
簡単です。
上司の上司に確認すればいいのです。
「でも上司の上司って関わったことないし、聞きにくい・・・」
という方は、直属の上司に納期を確認するように言って下さい。
上司も自分の確認不足で納期に遅れてしまっては責任問題に発展する可能性がありますので、確認してもらえるはずです。
上司に納期を確認することでしっかりとスケジューリングし、仕事を速くできるようになりましょう。
上司が確認してくれない場合は、その上司に問題がある可能性がありますので、今すぐ上司を変えてもらうか、別の部署や場合によっては別の会社に転職することを考えた方がいいかもしれません。
✅クライアントに確認する。
自分が責任者であればクライアントに納期を確認するのが一番ですね。
自分が責任を負うわけですから、自分が責任者である仕事の納期の確認は一番重要でしょう。
クライアントも依頼した製品やサービスの納期が遅れてしまったら自分の会社に損害が発生してしまいますので、納期についてはしっかりと確認してくれます。
クライアントに納期を確認することでしっかりとスケジューリングし、仕事を速くできるようになりましょう。
✅会社の方針を確認する。
会社に納期の方針があればそれに従うのが一応の正解です。
私の会社ではクライアントから特に納期を伝えられていない案件については”依頼を受けてから3営業日以内”という方針になっています。
このように会社に納期の方針があればそれに従いましょう。
もちろんクライアントから突然早めにお願いされることもありますから、会社の方針に従いつつもクライアント側の要求にも答えることが重要です。
納期を確認することは仕事を速くこなすために非常に重要です。
【もう一歩】
納期を確認するだけでも仕事を速くこなすようになることができますが、納期を確認することに慣れてきたら納期よりも速く仕事を完了することを目指しましょう。
最初に伝えられた納期ギリギリまでかかってしまうと突然急ぎになった仕事に対応できなくなってしまいます。
「最初に言ってた納期と違うじゃないですか！」
と言い訳することもできますが、クライアントの急な要求にも対応することができれば、信頼を得ることができ、次の依頼に繋げることができますよ。
②優先順位の確認
皆さんは仕事に優先順位を付けて仕事をしていますか？
仕事が速い人の特徴として自分の仕事に優先順位を付けている人が多いです。
例えば、次の仕事に優先順位を付けるとすればどのようにすればいいでしょうか。
・社内の雑務
・クライアントの簡単な仕事（納期早め）
・クライアントの複雑な仕事（納期遅め）
私だったら次のように順位づけをします。
1.クライアントの簡単な仕事（納期早め）
2.クライアントの複雑な仕事（納期遅め）
3.社内の雑務
もちろん個々人の能力にも関わりますので、上記が絶対正解というわけではありませんが、仕事を速くするためには早く終わらせる必要がある仕事から順番に処理していくのがポイントです。
仮に「クライアントの複雑な仕事（納期遅め）」を最初に処理しようとするとどのようなことが起こるでしょうか。
複雑だから時間がかかり、やっと終わったと思ったら納期早めの簡単な仕事が処理できないということになりますね。
基本的に仕事は納期が早い順番に処理していく必要があります。
納期に間に合わないのが一番マズイですからね。
納期を確認することは仕事の優先順位を付けるために必要になってきます。
つまり仕事を速くするためにすべきことは全て繋がっているのです。
仕事の優先順位は依頼を受けた順番に縛られません。
最後に依頼を受けた仕事であっても納期が早ければ優先順位は1番になりますし、最初に受けた仕事であっても納期が遅ければ一番最後になります。
仕事の優先順位の付け方はリアルタイムで変動していきます。
仕事の優先順位をしっかりと見極め、仕事を速く処理できるようになりましょう。
③クオリティの確認
仕事を完璧にこなそうとしていませんか？
その仕事本当に100%で提出する必要がありますか？
皆さんどうでしょうか。
真面目な人ほど、完璧に仕事をしようとしてしまうかもしれませんね。
実は仕事が速い人ほど常に完璧を求めていません。
意外でしたか？
仕事を完璧にしようとしてしまうため、時間がかかり、次の仕事が遅れ、結果として仕事が遅い人になってしまうのです。
「でもミスはよくないのでは？」
もちろん、ミスはよくありません。
ですが仕事が速いほどミスが少ないというデータもあります。
仕事が速ければ仕事のクオリティも上がるのです。
じゃあとにかく仕事を速くすればいいんですね！という訳ではありません。
仕事をするときは次のことを確認しましょう。
・ミスが許されない仕事なのか。
・たたき台の仕事であるためそこまでクオリティは要求されていないのか。
・クライアントから修正を求められることが前提なのか。
ミスが許されない仕事であればほぼ100%のクオリティで提出する必要がありますね。
時間と労力はミスが許されない仕事にかけるべきです。
一方でたたき台の仕事やクライアントから修正を求められることが前提の仕事であれば完璧なものを納品する必要はありません。
だいたい60%~80%ぐらいのクオリティで提出しても文句は言われないでしょう。
このように仕事のクオリティを確認することで時間をかけるべきなのか、そこまで時間をかける必要がないのかが把握できます。
時間のかけ方がわかればスケジューリングがしっかりとでき、仕事を速く処理することができますね。
仕事のクオリティを確認することで仕事を速くこなすことができるようになりましょう。
・仕事を速くこなすことのメリット
仕事を速くこなすことは次のようなメリットをもたらします。
✅ミスをしなくなる。
✅会社での評価が上がる。
✅残業をしなくて済む。
それぞれ解説していきます。
✅ミスをしなくなる。
仕事が速くなるということは時間のかけ方が把握できているということです。
自分の仕事の要領を把握できれば焦って仕事をすることがなくなり余裕が生まれますよね。
焦ってした仕事ほどミスが多くなるため、余裕を持つことができればミスがなくなるのは当然と言えるでしょう。
実際に仕事が速い人ほどミスが少ないというデータもあります。
仕事を速くすることができれば仕事のクオリティが上がり、ミスがなくなります。
✅会社での評価が上がる。
仕事が速い人ほど会社内の評価は高いです。
したがって、仕事が速ければ会社内の評価が上がります。
会社内の評価が上がれば人事評価にもいい影響が出て、大幅な昇給が期待できますよね。
また会社内の評価が上がれば、より高度な仕事を任せてもらうことができるようになり、自分のスキルアップにも繋がりますよね。
仕事が速い人ほど仕事ができるようになっていくのは高度な仕事を任せてもらえるようになるからです。
高度な仕事を任せてもらいスキルアップするためにも仕事が速い人になりましょう。
✅残業をしなくて済む。
仕事を速くすることができれば無駄な残業をしなくて済みますよね。
残業がなくなれば、自分の時間を確保することができますので、家族のために時間を使ったり、自分の趣味に時間を使うことができますので、人生が豊かになります。
仕事を速くすることができるようになればライフスタイルを変化させることができるのです。
また仕事が速くなれば次のようなサイクルができますから、仕事を速くすることはメリットしかありません。
いかがだったでしょうか。
仕事が速い人は仕事ができます。
それはその人の能力ではなく、仕事のスケジューリングに大きく依存しています。
仕事が速い人になれば仕事ができる人になることができ、自分のキャリアアップに繋がりますし、人生を大きく変えることができます。
明日から実践できることばかり紹介しましたので、明日からの仕事で意識してみてください。
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